Sin ninguna duda, la DB tiene que estar ubicada en un recurso compartido del servidor. Eso es de obligado cumplimiento.
El ejecutable, sin embargo, podrías tenerlo en cada cliente, indicando la ubicación de la DB, lo cual tendrías que definirlo mediante código personalizable (en un fichero de texto, o en otra base de datos -SETUP.MDB, por ejemplo) que tengas en App.Path. Sin embargo, a mí me va muy bien el hacer que todos los clientes accedan al ejecutable en el propio servidor, lo cual tiene la ventaja de que las actualizaciones no precisarán nada más que el cambio del fichero en ese equipo. Pero, OJO... Aunque el ejecutable esté en el servidor, la aplicación tienes que haberla instalado en todos los clientes !!! Luego, si quieres, para evitar despiestes, borras el ejecutable de los equipos cliente. Pero tienen que tener registradas todas las librerías que la aplicación utilice.
Respecto a si hay bases de datos mejores que Access, es obligado contestar afirmativamente... Claro que las hay mejores... Y gente mejores que tú y yo juntos... Pero yo no me cambio por otro... y a buen seguro que tú tampoco... Nunca podemos perseguir la perfección, porque no alcanzaremos la meta nunca... Vale con decir que Access es muy, muy buena herramienta, que soporta perfectamente varios cientos de miles de registros, muy probablemente por encima de tus necesidades. Es suficientemente estable y segura... Sólo en el caso de aplicaciones de grandes exigencias estará justificado el cambio (es mi opinión personal, suficientemente experimentada, creo...) | 
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